Что такое информационная система бухгалтерского учета (АИС)?
Информационная система бухгалтерского учета (AIS) включает в себя сбор, хранение и обработку финансовых и бухгалтерских данных, используемых внутренними пользователями для предоставления информации инвесторам, кредиторам и налоговым органам. Как правило, это компьютерный метод отслеживания бухгалтерской деятельности в сочетании с ресурсами информационных технологий. АИС сочетает в себе традиционные методы бухгалтерского учета, такие как использование общепринятых принципов бухгалтерского учета (GAAP), с современными информационными технологическими ресурсами.
Как используется информационная система бухгалтерского учета (АИС)
Информационная система бухгалтерского учета содержит различные элементы, важные в цикле бухгалтерского учета. Хотя информация, содержащаяся в системе, варьируется в зависимости от отрасли и размера бизнеса, типичная АИС включает данные, относящиеся к доходам, расходам, информации о клиентах, информации о сотрудниках и налоговой информации. Конкретные данные включают заказы на продажу и аналитические отчеты, заявки на покупку, счета-фактуры, контрольные регистры, инвентаризацию, расчет заработной платы, бухгалтерскую книгу, пробный баланс и информацию о финансовом отчете.
Информационная система бухгалтерского учета должна иметь структуру базы данных для хранения информации. Эта структура базы данных обычно программируется с помощью языка запросов, который позволяет манипулировать таблицами и данными. АИС имеет множество полей для ввода данных, а также для редактирования ранее сохраненных данных. Кроме того, информационные системы бухгалтерского учета часто являются высокозащищенными платформами с превентивными мерами, принимаемыми против вирусов, хакеров и других внешних источников, пытающихся собрать информацию. Кибербезопасность приобретает все большее значение, поскольку все больше и больше компаний хранят свои данные в электронном виде.
Различные выходные данные информационной системы бухгалтерского учета иллюстрируют универсальность ее возможностей обработки данных. AIS создает отчеты, включая отчеты о сроках погашения дебиторской задолженности, на основе информации о клиентах, графиков амортизации основных средств и пробных остатков для финансовой отчетности. Также могут быть воспроизведены списки клиентов, расчеты налогообложения и уровни запасов. Однако корреспонденции, служебные записки или презентации не включены в АИС, поскольку эти статьи не имеют прямого отношения к финансовой отчетности или бухгалтерскому учету компании.
Преимущества информационных систем бухгалтерского учета
Межведомственное взаимодействие
Информационная система бухгалтерского учета стремится взаимодействовать между несколькими подразделениями. В системе отдел продаж может загружать бюджет продаж. Эта информация используется командой управления запасами для проведения инвентаризации и закупки материалов. После покупки запасов система может уведомить отдел кредиторской задолженности о новом счете-фактуре. AIS также может обмениваться информацией о новом заказе, чтобы отделы производства, доставки и обслуживания клиентов знали о продаже.
Внутренний контроль
Неотъемлемая часть информационных систем бухгалтерского учета относится к внутреннему контролю. Политики и процедуры могут быть размещены в системе, чтобы гарантировать, что конфиденциальная информация о клиентах, поставщиках и бизнесе поддерживается в компании. Благодаря использованию утверждений физического доступа, требований для входа в систему, журналов доступа, разрешений и разделения обязанностей пользователи могут быть ограничены только соответствующей информацией, необходимой для выполнения их бизнес-функций.