Переезд в новое офисное помещение — это многоступенчатый процесс. Хотя весь офис может быть рад работать в совершенно новом офисе, путь к нему сопряжен с трудностями. В конце концов, когда нужно перевезти так много важных документов, как вы можете быть уверены, что ничего не упустили из виду? У вас большая и громоздкая мебель, а также важные устройства, содержащие конфиденциальную информацию о ваших деловых операциях.
Независимо от размера вашей компании, есть способ облегчить переезд всем. Помните об этих двух вещах: разделите рабочую нагрузку и назначьте людей для выполнения конкретных задач. Всякий раз, когда возникает путаница, возвращайтесь к этим двум правилам, и все будет в порядке.
Начните пораньше
Не начинайте упаковывать вещи и определять, что необходимо переместить, за две недели до переезда. Обязательно начните планировать как минимум за шесть месяцев до окончания срока действия вашего контракта или планируемого переезда. Кроме того, будьте реалистичны в отношении количества времени, необходимого для переезда. Если вы считаете, что вам потребуется более шести месяцев, чтобы собрать вещи, то не бойтесь начать за восемь, девять или даже за год до переезда.
Чистота и организованность
Вам не нужно все переносить из вашего старого офиса в новый. Очень велика вероятность, что 50% того, что у вас сейчас есть в офисе, — это чистый хлам. Начните раскладывать офисные вещи по разным стопкам — вещи, которые можно оцифровать, вещи, которые нужно выбросить, и вещи, которые нужно принести в новый офис. Позвоните в компанию по уборке и обращению с отходами. Обычно вам предоставят мусорные баки нужного размера для вашего мусора. Компания по обращению с отходами также утилизирует ваши вещи, включая громоздкие стулья, матрасы (из зоны отдыха для сотрудников), старые кофеварки и многое другое.
Соберите команду
Каждый должен внести свой вклад в переезд. Каждый сотрудник на вашем предприятии должен нести ответственность за свои вещи. Таким образом, они также должны знать, как расставить вещи в своих кабинетах. Они должны сами упаковать эти вещи, поскольку именно им придется распаковывать и работать с ними, когда вы переедете в новый офис.
Более того, соберите команду, которая будет следить за упаковкой и утилизацией вещей в старом офисе. Распределите своих сотрудников в соответствии с их сильными сторонами. Если некоторые сотрудники хорошо умеют вести переговоры, поручите им найти компанию по переезду.
Проверьте контракт
Хотя это следовало сделать до принятия решения о переезде в новый офис, стоит взглянуть на это еще раз, чтобы убедиться, что вы ничего не упустили. Вы можете забрать офисное оборудование? Можете ли вы освободить помещение от всех произведенных вами мини-ремонтов и улучшений? Обеспечение того, чтобы вы осуществляли свои права в рамках законодательства, является одной из первых вещей, которые вы должны сделать.
большие грузовики на шоссе
Справьтесь с этим сами
Вы не можете позволить своему отделу информационных технологий перемещать вещи и оборудование, не посоветовавшись с ними. Это самое важное бизнес-подразделение, на котором вам следует сосредоточиться во время переезда. Не то чтобы вы не доверяли своим сотрудникам, но все равно важно быть осторожным. Спросите их, как они планируют перемещать офисное оборудование и какая инфраструктура будет доступна в новом офисе после их переезда. Линии связи уже защищены? Как они собираются убедиться, что ничего не оставят после себя?
Если вы планируете модернизировать свое офисное оборудование — принтеры, компьютеры, копировальные аппараты, измельчители бумаги и т.д. — во время переезда, спросите у своего ИТ-персонала, как лучше утилизировать ваше оборудование. Помните, что на ваших компьютерах хранится конфиденциальная информация о вашем бизнесе, поэтому убедитесь, что существует четкий план очистки жестких дисков. Или, что еще лучше, возьмите жесткие диски с собой в новый офис.
Выберите подходящую компанию по переезду
Вы можете попросить мувинговую компанию перевезти на новое место предметы первой необходимости. Что касается документов и других конфиденциальных материалов, вы можете перевезти их самостоятельно. Вы можете нанять фургон или мини-грузовик и взять с собой в поездку пару сотрудников (если это возможно). Во время переезда вы подвергаете риску себя, своих сотрудников и свой бизнес, потому что перемещение материалов позволит корпоративным шпионам и хакерам проникнуть в вашу обычно защищенную систему.
Сменить адрес
Изменение адреса вашей офисной почты со старого на новый — это не просто вопрос логистики. Это вопрос безопасности. Но не забывайте, что помимо обычной почты, которую вы получаете, вам придется изменить адрес на ваших офисных канцелярских принадлежностях, визитных карточках и т.д. Вы же не хотите застрять, используя старый адрес на своей визитке и говоря людям: “О, но мы переехали в другой офис; вот, я дам вам новый”.
Переезд в новый офис — это большая работа, но он может стать веселым и захватывающим занятием для всех. Планируйте как можно больше. Также не забудьте отпраздновать переезд, как только вы все устроитесь.