Виртуальные помощники (VAS) становятся все более популярным вариантом для владельцев бизнеса и предпринимателей, которые ищут качественную помощь без накладных расходов, связанных с наймом традиционного помощника в офисе. VA обычно являются независимыми подрядчиками, работающими удаленно, что дает им большую гибкость в плане часов и условий труда.
Но то, что VA работают не в традиционной офисной обстановке, не означает, что им не нужно быть профессиональными, организованными и надежными. Фактически, поскольку они работают не в непосредственной близости от своих работодателей, для VAS еще более важно быть на высоте и всегда реагировать на потребности своего работодателя. С учетом сказанного, вот пять советов, которые помогут VAS преуспеть на своем рабочем месте.
1. Определите ожидания на раннем этапе
На виртуальных помощников часто возлагается широкий круг обязанностей, поэтому важно с самого начала убедиться, что все работают на одной волне. Определите ожидания на ранней стадии, сообщив, что нужно сделать, когда это нужно сделать и как это нужно сделать. Это сэкономит время в долгосрочной перспективе и обеспечит правильное выполнение задач с первого раза.
2. Настройте систему мониторинга прогресса
Может оказаться полезным настроить систему отслеживания прогресса в выполнении задач, возложенных на виртуальных помощников. Это может быть так же просто, как ведение общего Google Doc или использование инструмента управления проектами, такого как Trello. Наличие центрального места для отслеживания прогресса поможет всем участникам оставаться организованными и быть в курсе событий.
3. Используйте средства коммуникации
Существует ряд отличных инструментов коммуникации, которые могут способствовать сотрудничеству между владельцами бизнеса и виртуальными помощниками. Slack, Zoom и Google Hangouts — отличные варианты для поддержания связи и быстрого и простого обмена информацией.
4. Воспользуйтесь преимуществами инструментов автоматизации
Доступно множество различных инструментов автоматизации, которые могут помочь виртуальным помощникам экономить время на повторяющихся задачах. Такие сервисы, как IFTTT и Zapier, помогают автоматизировать ответы по электронной почте, публикации в социальных сетях, ввод данных и многое другое. Поиск подходящего инструмента для ваших нужд может окупиться большими затратами времени с точки зрения эффективности.
5. Регулярно оставляйте отзывы
Регулярная обратная связь необходима для того, чтобы помочь виртуальным помощникам улучшить свою работу и оправдать ваши ожидания. Обязательно регулярно предоставляйте как положительные, так и конструктивные отзывы, чтобы они знали, что у них получается хорошо и где есть возможности для улучшения.
Где найти виртуальных помощников и как их нанять
Теперь, когда вы знаете несколько советов, которые помогут виртуальным помощникам преуспеть в своей работе, вам может быть интересно, где их найти. Вот несколько мест, с которых можно начать поиск:
Онлайн-доски объявлений о вакансиях — Если вы ищете быстрый и простой способ найти хороших кандидатов, попробуйте разместить свой список вакансий на Upwork или FlexJobs.
Социальные сети — Виртуальных помощников можно найти на различных платформах социальных сетей, поэтому не стесняйтесь обращаться к потенциальным кандидатам через LinkedIn, Twitter или Facebook.
Сарафанное радио — Спросите у владельцев бизнеса и предпринимателей в вашей сети, знают ли они кого-нибудь, кто хорошо подошел бы на эту должность. Вы можете быть удивлены, узнав, сколько качественных виртуальных помощников находится прямо у вас под носом.
Виртуальные кадровые агентства — Существует ряд кадровых агентств, специализирующихся на размещении виртуальных помощников в компаниях. Работа с агентством может облегчить часть работы по найму и помочь вам быстрее найти квалифицированного кандидата.
Сколько стоят VAS?
Стоимость найма виртуального ассистента будет варьироваться в зависимости от объема работ, уровня опыта и других факторов. Если вы ищете более доступный вариант, рассмотрите возможность найма виртуального ассистента с развивающегося рынка. VA из таких стран, как Филиппины или Индия, часто берут намного меньше, чем их западные коллеги, при этом обеспечивая высокое качество работы.
При определении бюджета важно помнить, что вы получаете то, за что платите. Виртуальные помощники, которые берут меньше, могут не обладать таким же уровнем опыта или квалификации, как те, кто берет больше, поэтому обязательно проведите исследование, прежде чем принимать решение.
Примеры задач, которые вы можете назначить виртуальным помощникам
Узнав о виртуальных помощниках и процессе найма, вы можете задаться вопросом, какие типы задач им поручать. Вот лишь несколько идей.:
- Ввод данных
- Служба поддержки
- Планирование встреч
- Управление социальными сетями
- Маркетинг по электронной почте
- Написание блога
- Веб-исследования
- Вычитка и редактирование
- Захват лидов
- Обработка заказов
- Список продуктов
- Управление проектами
Когда дело доходит до того, что вы можете делегировать виртуальному помощнику, это предел. Если у вас нет времени или вам не нравится выполнять эту задачу, есть большая вероятность, что с ней справится за вас VA.
Заключение
Виртуальные помощники могут стать ценным активом для владельцев бизнеса и предпринимателей, желающих высвободить свое время и сосредоточиться на более важных задачах. Следуя советам из этой статьи, вы сможете настроить своего виртуального помощника на успех и убедиться, что он преуспеет в своей роли. Приложив немного усилий, вы сможете найти доступного, квалифицированного и надежного виртуального помощника, который поможет вывести ваш бизнес на новый уровень.