Если вы предприниматель или фрилансер, у которого все еще возникают проблемы с составлением идеального счета для ваших клиентов, то следующий совет, возможно, сможет вам помочь.
При создании счетов-фактур может быть сложно понять, с чего начать и какую информацию необходимо внести в документ. Здесь мы даем пять главных советов по составлению отличных счетов–фактур, чтобы вы могли получать оплату быстро и легко!
1. Используйте правильное программное обеспечение
Из всех этапов составления точных счетов-фактур, выбор правильного шаблона должен быть одним из самых простых, но многие люди находят эту часть слишком сложной. Существует множество онлайн-инструментов, которые помогут вам создавать привлекательные шаблоны, так что нет никаких оправданий тому, что у вас их нет!
2. Начните с основ
Для начинающих фрилансеров выставление счетов может быть чем–то вроде темного искусства — на самом деле это просто стандартный документ о продаже. Самое важное, что нужно помнить, это то, что вы должны выставлять счета за потраченное время по часам или дням, а не после завершения работы. Убедитесь, что эта информация четко указана в заголовке счета, а затем перечислите все выполненные вами задачи в хронологическом порядке, чтобы их было легко понять.
3. Укажите, за что клиенты будут платить
Существует два типа затрат, связанных с ведением бизнеса: постоянные затраты и переменные затраты. Эти термины могут показаться запутанными, но в основном они означают, сколько что-то стоит? И сколько что-то стоит в расчете на единицу продукции?
Например, вашими постоянными расходами может быть арендная плата за офисное помещение — скорее всего, она будет оставаться неизменной каждый месяц. Вашими переменными расходами будет количество чашек кофе, которые вы покупаете по цене 3 евро за чашку. Убедитесь, что это четко указано в счетах, чтобы клиенты могли видеть, куда идут их деньги
4. Требовать оплаты при доставке
Многие компании предоставляют скидки при досрочном погашении счетов; однако есть веские аргументы против такого подхода . Во-первых, легче отслеживать сумму задолженности, если все подлежит оплате. Кроме того, предоплата означает, что вы никогда не останетесь без средств!
5. Ведите учет точно и организованно
Особенно важно, если вы решите выставить счет досрочно (см. пункт 3), отслеживать все свои счета в одном месте – это позволит вам увидеть, сколько денег вам причитается в любой момент времени.
Если отслеживание выставления счетов кажется слишком сложным делом, существует множество программных систем онлайн–учета, которые помогают во всем процессе — попробуйте, например, PeachPay. Для фрилансеров или малого бизнеса без бухгалтера это может реально спасти жизнь!
6. Четко представляйте условия оплаты
Наконец, тщательно подумайте о том, сколько времени клиентам потребуется на оплату счетов; не думайте, что это займет 30 дней! Четко изложите свои условия в счете (включая то, что произойдет, если они опоздают) и рассмотрите возможность предоставления скидок при досрочной оплате для оперативного расчета.
Еще несколько советов о том, как правильно вести бизнес
Сформулируйте четкие ожидания в договоре и четко представляйте, что произойдет в случае нарушения. Если вы не включите такие условия в свое соглашение, вы можете оказаться в несправедливом положении, если – боже упаси! – вам когда-нибудь понадобится обратиться в суд для защиты ваших прав на интеллектуальную собственность.
Убедитесь, что все стороны понимают и соглашаются с настоящими условиями заранее, чтобы впоследствии не возникло споров. Если вы не уверены в своих навыках ведения переговоров, подумайте о привлечении адвоката для оказания помощи в составлении соглашения.
Может показаться здравым смыслом использовать соответствующие формулировки при составлении соглашения , но удивительно , как много людей понимают это неправильно — и что еще хуже, даже если нет законного иска о нарушении авторских прав или договора, сторона все равно может потребовать от другой стороны судебных издержек в случае использования неподобающих формулировок .
Включение в соглашение таких терминов, как “все права”, может предоставить одной стороне больше прав, чем им нужно, поэтому важно четко представлять, что требуется каждому отдельному клиенту. Вы должны указать, с какими третьими лицами вы будете делиться их контентом и при каких обстоятельствах вы это сделаете.
Убедитесь, что у вас есть четкий согласованный объем работ в контракте. Что произойдет, если вы завершите проект, но клиент потребует дополнительной работы? Это может быть крайне неприятно для фрилансеров, поэтому убедитесь, что это заранее описано в соглашении. Однако, если это произойдет, может оказаться целесообразным взимать дополнительную плату или даже полностью отказаться от проекта .
Убедитесь, что в вашем соглашении также четко указаны любые третьи стороны, включая поставщиков и субподрядчиков, которые будут выполнять часть проекта от вашего имени. Убедитесь, что эти третьи стороны понимают, насколько важна их роль – без них не было бы никакого проекта вообще! Клиент должен указать это в письменном соглашении.
Заключение
Для большинства людей выставление счетов клиентам кажется достаточно простой задачей, но слишком легко совершить серьезную ошибку. Следуя описанным выше шагам, вы можете убедиться, что ваши счета точны и актуальны, пока не стало слишком поздно! Помните, что всегда задавайте себе следующий вопрос, прежде чем выставлять счет своему клиенту.
‘Достаточно ли понятен мой счет для понимания моего клиента?’
Если ответ отрицательный, самое время вернуться к чертежной доске и внести некоторые поправки!
Как правильно выставлять счета клиентам